La importancia de tener un jefe de proyectos (I):

Estaba pensando cuál debía ser el tema inaugural de este blog y pensé que últimamente me he encontrado en varias discusiones que me han llevado a decidirme por este tema que encuentro de sumo interés.
Por otro lado, a medida que me he puesto a escribir este post, me he dado cuenta de que seguramente debe ser objeto de una serie de varios post para poder desarrollar en detalle la idea que me ocupa sin que vosotros, lectores, muráis de aburrimento.
Curiosamente muchas de las personas que he encontrado en mi vida profesional que trabajan en el área de proyectos, pensaban que el jefe de proyectos podía ser cualquiera. De hecho pensaban que el mejor jefe de proyectos sería el Jefe Técnico e incluso a veces simplemente un técnico. Otras de las veces, me he encontrado gerentes de empresas que pensaban que el jefe de proyectos debían ser ellos mismos, puesto que eran los jefes, y por supuesto, nadie mejor para desarrollar esta labor.
La realidad es que siempre he encontrado que todas esas personas se equivocaban rotundamente. Muchas veces una persona técnica o un gerente pueden hacer estas labores, por supuesto que sí, sin embargo, las habilidades que se necesitan para la dirección de un proyecto NO son las mismas que necesita un Jefe Técnico o un Gerente de empresa (aunque a veces algunas se compartan).
El Jefe de proyectos tiene que velar por la entrega del proyecto y por la integración y buen de todas las áreas que componen el desarrollo de este, pero es importante tener en cuenta que el Jefe de Proyecto es un recurso más dentro de esto, no lo sabe todo, del mismo modo que no lo sabe todo ninguno de los otros perfiles.
En una de mis últimas conversaciones, me encontré a un antiguo colega que había montado su propia empresa. Este colega era un reputado Técnico de Desarrollo e integración de proyectos y sin embargo siempre discutía y menospreciaba la labor del Jefe de Proyecto ya que él siempre suponía que el mérito del correcto funcionamiento del proyecto final era exclusivamente cosa suya puesto que era quien realizaba gran parte del trabajo de desarrollo y coordinaba a estos equipos.
Pues bien, cuando esta persona montó su empresa comenzó a conseguir algunos proyectos de menor importancia, pero un día consiguió uno que sin ser muy grande, le abriría puertas al mercado. En este proyecto, mi colega asumió las labores de dirección de proyectos y he de decir que el proyecto fue un fracaso terrible para él y su empresa.
¿Cuáles fueron los fallos que cometió ese jefe de proyectos?, seguramente todos. Para facilitar el seguimiento de mi discurso adjunto una tabla que muestra los procesos de cada área de conocimiento.

Visto el cuadro de arriba, todos estaremos de acuerdo que la fase de planificación de los proyectos, resulta crítica para el éxito de estos. Durante esta fase el trabajo consiste en desarrollar, compartir y obtener los acuerdos y aprobaciones necesarias sobre toda la documentación  de gestión del proyecto.
La realidad es que muchas personas que desconocen lo fundamental de la labor del Jefe de Proyecto, consideran esta fase una perdida enorme de tiempo, puesto que durante esta fase no hay “desarrollo” del mismo. Sin embargo, en mi experiencia profesional he aprendido que es la fase que en realidad nos ayudará a que no tengamos que perder el tiempo después en eternas discusiones con el cliente, en cambios no planificados, en manejar riesgos porque no gestionamos las expectativas ni los requisitos, etc. Si no hacemos un buen plan de proyecto, llegaremos a puntos bloqueantes con el cliente que si no están definidos en ninguna parte nos pueden llevar a tener muchas fricciones con estos e incluso a perderlos para siempre.
Volviendo a mi colega, revisemos la Integración de proyecto: Durante la fase de integración de proyecto no se preocupó de varias cosas fundamentales en cuanto al desarrollo posterior del mismo: no hubo contrato con su cliente sólo un breve intercambio de mails y muchas buenas intenciones, en este sentido realmente no hubo nada que le ayudara en posteriores reclamaciones o que le defendiera de impagos.
Tampoco realizó un plan de proyecto, de proyecto que integrara todas las áreas de este, que dijera a todos los involucrados cómo se iba a gestionar cada una de estas áreas (costes, riesgos, calidad, compras, recursos,etc.) simplemente capturó los requisitos de cliente y desarrolló bien su labor en este sentido, pero todo lo demás quedó en el aire. No estableció tampoco criterios de cierre de proyecto o de validación de este con lo que no tenía forma de argumentar lo que “no estaba incluído” y debía ser objeto de una cotización posterior. En este sentido el proyecto fue objeto de largas e interminables discusiones acerca de cualquier pequeño cambio que solicitaba el cliente ya que este asumía que casi todo lo que pedía debía estar incluído en el precio acordado. En relación con esto, al no tener tampoco un control de cambios establecido, no había forma de poder facturarlos o de poder integrarlos en un plan general en el momento adecuado, simplemente, se hacían cuando el cliente protestaba lo suficiente.
Con respecto al control del trabajo realizado, no llevaba un detalle de este, sólo una somera lista con los requisitos capturados al cliente, sin embargo, otras actividades paralelas no las recogía en ninguna parte, con lo que el cliente tenía largos perídos de sensación de inactividad en su proyecto ya que no veía un resultado tangible.
Toda esta retaíla de continuos defectos en la gestión del proyecto, dio lugar a un proyecto fallido, por supuesto y a un gran aprendizaje en mi colega y es que la labor del Jefe de Proyectos es una labor crítica para el correcto funcionamiento de estos, del mismo modo que lo es la labor de todos los integrantes del proyecto.